O software EVO, mesmo sendo um grande player no mercado de gestão para academias, não oferecia um bom relatório de aulas e atividades. A maior parte dos negócios que o EVO atende trabalham com modalidades que precisam de uma gestão de atividades bem robusta. O EVO registra cada evento realizado na agenda — horário de cada aula, ocupação, quem conduziu a aula, etc — mas não apresenta o dado de uma forma que ajuda o gestor a entender qual aula é mais rentável ou qual professor é o "queridinho" dos alunos.
Conversando com nossos clientes, identificamos inúmeras oportunidades de melhorias nesses relatórios e eu compartilho aqui um pouco do processo que utilizamos para implementar algumas delas.
Dificilmente um projeto segue um caminho totalmente linear como apresentado na imagem abaixo, acabamos indo e voltando dentro de algumas etapas, mas a ideia é mostrar aqui os passos que tomei junto com meu time para chegar numa solução que valia a pena desenvolver.
Antes de começarmos a rascunhar qualquer solução, fazer qualquer pesquisa ou entrevista, alguns problemas já eram bem evidentes nos nossos relatórios de atividades:
- Ele só mostra os indicadores (aulas, professor, capacidade, meta, etc) de um horário específico, não da atividade como um todo.
- Não mostra a performance dos professores, performance das atividades, ranking de alunos, etc
- O EVO não cruza dados e não os apresenta de forma clara para auxiliar na tomada de decisão em relação à atividade.
Isso já era o suficiente para formularmos pelo menos algumas hipóteses e todos do Squad trabalharam juntos nisso.
No fim, tanto as suposições quanto as dúvidas acabaram gerando algumas hipóteses e perguntas importantes que precisávamos para saber por onde começar nossas pesquisas:
- Os gestores precisam ver os agendamentos e faltas dos alunos, principalmente para ter um termômetro a respeito de cada aluno e tomar medidas para previnir um cacelamento;
- É importante visualizar de forma clara as métricas das aulas por professor, para entender o que faz um professor não ter uma performance tão boa quanto outro, se é o horário, a atividade em si ou se ele não é um professor tão bom assim.
-Qual a utilidade real de uma lista de chamada impressa?
Como melhorar a fila/lista de espera das aulas? Faz sentido incluir isso nessa entrega?
Em paralelo, entrevistamos clientes por vídeo conferência para entender melhor alguns ”por quês”, obter informações do seu modelo de negócio, suas motivações, etc.
As conversas nos ajudaram a validar algumas das hipóteses iniciais. Além disso, algo que parecia ser um consenso, tanto nas pesquisas quantitativas quanto nas entrevistas, era: “quero poder ver métricas de aulas experimentais". Então achamos que também valia a pena explorar esse item na hora de desenhar a solução.
Ok, os desenhos ficaram feios (horríveis), inclusive os do designer aqui, mas atingimos o objetivo principal: Colocar todo mundo na mesma página e validar antecipadamente com os devs o que era possível ser desenvolvido ou não.
Tivemos incontáveis ideias do que devia ser desenhado, algumas que pareciam não fazer nenhum sentido ficar de fora, como, incluir um dashboard exclusivo para atividades, interações a partir desse dashboard levando para outras telas com informações detalhadas das aulas, um grid mostrando a porcentagem de ocupação por horário, etc. Essas ideias ”geniais” acabaram ficando para um segundo momento. Ao passo que acompanhamos nosso cliente usando esse novo relatório vamos ter mais segurança para avaliar se vale a pena implementar essas outras ideias ou não.
Nesse primeiro momento focamos em mostrar de forma mais clara: o impacto das aulas experimentais em vendas, as métricas de agendamento por cliente, por atividade, por professor e horário.
Testamos as telas com nossos usuários, fazendo algumas perguntas e pedindo que executassem algumas tarefas. Nós queriamos validar se:
- o usuário conseguia entender os números apresentados;
- conseguia aplicar os filtros para personalizar a busca;
- conseguia encontrar os dados específicos por professor e aluno;
- o relatório ajudava de fato na tomada de decisão.
- Consegue me dizer para que serve essa tela?
- Como você faria para visualizar apenas quem participou da ”aula x” no dia e horário y"?
- Digamos que você queira ver apenas os alunos que tiveram ”Faltas não justificadas", como você faria?
- No relatório de aulas experimentais, o que você entende que esses números representam?
- Como você faria para ver a taxa de conversão do mês passado?
- Com essas informações em mãos, o que você faria em seguida?
A maioria respondeu que entraria em contato com a pessoa, que iria no perfil da pessoa pra tentar contatar, que iria atrás de ver todas as ligações feitas para essa pessoa, etc, etc. O que nos levou a ver o relatório de Aulas Experimentais não mais como um simples relatório, mas como uma parte importante do CRM. Então, iteramos com essas ações de relacionamento e um histórico dos contatos que aconteceram com esse prospect.
- Filtrar as ideias e não ceder à vontade de colocar tudo no primeiro design permitiu fazer ajustes rápidos para entregar mais valor.
- Preparar as perguntas certas é difícil, mas vale a pena gastar tempo pensando bem nesse roteiro, pois é ele que vai extrair do cliente as informações mais valiosas.